Comment organiser un transfert d’entreprise avec votre déménageur ?

Vous envisagez un déménagement commercial à Annecy, déménagement Annemasse, déménagement Chambéry, et vous ne savez pas comment organiser le transfert de vos bureaux avec vos déménageur ? Nous vous expliquons tout.

Comment organiser le déménagement des bureaux de votre entreprise ? Votre entreprise est en pleine croissance et vous avez besoin d’un bureau plus grand ou d’un meilleur emplacement ?

Le déménagement d’un siège social est une opération qui ne s’improvise pas et qui demande du temps et de la planification. En effet, il est important que toute entreprise évite, dans la mesure du possible, la suspension temporaire de ses activités pendant le déménagement de l’entreprise. Cela exige donc beaucoup d’efforts organisationnels pour préparer les futurs bureaux, relocaliser tout le matériel informatique et transférer les archives et les dossiers sans ralentir le travail des employés.

Le recours à des transporteurs professionnels est nécessaire pour assurer une transition en douceur vers les nouveaux locaux, ainsi que pour permettre à l’entreprise de prendre en charge la gestion des ressources humaines et du personnel. La communication est en effet la clé interne la plus importante pour une relocalisation réussie des services et des employés.

Transfert d’entreprise : par où commencer ?

Afin de préparer le transfert d’une entreprise, il faut d’abord fixer une date pour le déménagement, en évaluant le délai et les opérations à effectuer. Bien sûr, il peut s’agir d’une date potentielle, et il s’agit donc de trouver de nouveaux locaux et de planifier les mesures à prendre avant le déménagement.

La première étape consiste à déterminer avec le propriétaire ou le directeur général quand il est préférable de déménager dans un autre bureau. Habituellement, les entreprises utilisent les fins de semaine ou les jours fériés pour se déplacer afin d’assurer la continuité de leurs activités. La considération la plus courante est la fin de l’exercice financier ou de la période estivale, car ils sont moins occupés, par exemple, par le travail et les activités.

Les entreprises de déménagement sont pleinement conscientes de ces besoins et fournissent un service rapide, avec un minimum de désagrément pour votre entreprise. S’il s’agit d’un petit bureau, il est généralement possible d’effectuer toutes les opérations en une journée.

Comment vous préparer à déménager votre entreprise ?

En dehors des nombreux aspects logistiques, de la planification et de l’exploitation de nouveaux bureaux, des procédures administratives, etc., quels sont les points importants pour préparer au mieux le transfert de ces bureaux ?

Identification des relais internes

Il est important de s’appuyer sur ces équipes et d’identifier un ou plusieurs gestionnaires pour coordonner toutes les opérations et répartir le travail au sein de l’entreprise.

Ce sont ces gestionnaires qui sont responsables de la création de la carte sur laquelle toutes les différentes positions seront placées avant le transfert proprement dit. Ils nomment un employé dans chaque service responsable des affaires matérielles et personnelles, qui servira également de relais d’information pour les employés. Le(s) responsable(s) sera (seront) également chargé(s) d’inventorier les appareils d’éclairage une fois que les nouveaux bureaux auront été choisis. Il sera ainsi plus facile de s’assurer que toutes les données sont transmises à chaque service concerné.

Communiquer en interne

Bien entendu, le service des ressources humaines est impliqué dès le début dans la planification et tout au long du projet afin de gérer la communication de l’information par la suite. Ils aident également le personnel à mettre en œuvre ces changements, par exemple au moyen de procédures et d’informations sur l’aide à la réinstallation. N’oubliez pas que tous vos employés sont vos premiers ambassadeurs, mais aussi votre fonds de roulement, et qu’ils doivent être inclus dès que possible dans ce changement important.

Se préparer à une nouvelle organisation du travail

Il pourrait être utile d’organiser une visite de ces nouveaux lieux de travail pour les employés, par exemple, en les impliquant dans le travail et en leur demandant leur avis sur la configuration de l’environnement de travail. C’est plus probable dans un contexte de petite entreprise. Vous pouvez également organiser un moment spécial pour que vos employés se familiarisent avec les nouveaux locaux par vidéo et prennent le temps de discuter directement de ces changements importants et passionnants dans l’entreprise.

Accords de transfert

Enfin, il est nécessaire de s’informer sur le transfert des différents contrats, juridiques, hydrauliques, bien sûr, électriques, téléphoniques et électroniques, ainsi que sur la connexion des postes de travail à Internet, afin que tout fonctionne correctement dès le premier jour. Les équipes de service informatique sont chargées de superviser cette bonne mise en service afin de mieux contrôler et de pouvoir commencer à configurer l’ensemble du réseau informatique de l’entreprise le plus rapidement possible. Cette manœuvre peut également être partiellement déléguée ou entièrement externalisée à une société tierce spécialisée.

Déménagement – Bureau – Société

Organisation du transfert des bureaux et des lieux de travail

De nombreuses entreprises de relocation offrent un service complet qui comprend également le démontage, l’emballage et le montage des meubles. Ils peuvent également s’occuper des archives et des outils informatiques (ordinateurs et imprimantes professionnelles) pour vous.

Afin de ne pas effectuer ces opérations à la dernière minute, vous devriez commencer quelques semaines plus tôt, en essayant de limiter les inconvénients pour vos employés. La première opération consistera à vider les bureaux et à emballer tout ce qui n’est pas nécessaire pour les activités professionnelles quotidiennes.

Il est temps de vous débarrasser de tout ce dont vous n’avez plus besoin, ou des meubles qui seront remplacés. Afin d’accélérer ces opérations, chaque collaborateur devra gérer des éléments de ses compétences, tels que les archives clients ou les factures, ainsi que des données ou dossiers confidentiels.

Déménager est souvent l’occasion de réorganiser toute la bureaucratie et d’éliminer les restructurations inutiles ou planifiées au sein de votre équipe et de votre service. Tous les employés devraient avoir à leur disposition du matériel d’emballage, des boîtes portatives et des emballages à bulles pour le lieu de travail et leurs effets personnels.

Il est également important de minimiser les déchets. Avant de vous départir de certains meubles ou équipements, vous pouvez les revendre à vos employés ou prendre des dispositions pour la vente de matériel lorsque vos bureaux sont vides.

Le jour où l’entreprise emménage.

À ce stade, une aide professionnelle est nécessaire, en particulier pour le démontage des meubles encombrants et le transport de toutes les boîtes en carton et des archives. Rappelez-vous que les imprimantes ou photocopieuses professionnelles doivent être soulevées par au moins deux personnes. Les transporteurs peuvent effectuer toutes ces opérations rapidement et sans risque.

Le jour du déménagement, une personne-ressource de l’entreprise chargée de veiller au bon fonctionnement de l’équipement est requise. Il surveillera le chargement étape par étape et indiquera aux opérateurs qui sont les articles les plus fragiles, les caisses contenant les documents importants et les outils informatiques. Idéalement, toutes ces informations devraient être clairement indiquées sur les caisses mobiles.

Une fois que tout sera livré dans la nouvelle salle, les chargeurs seront également responsables de l’installation et de l’assemblage des différents éléments en collaboration avec les techniciens informatiques pour installer les postes de travail.

Pourquoi faire appel à des professionnels pour le transfert d’entreprise ?

La transmission d’une entreprise nécessite de nombreuses opérations qui doivent être effectuées rapidement, professionnellement et organisationnellement. Les entreprises de déménagement peuvent garantir un service complet tout en respectant les délais. Les transporteurs transportent, montent et démontent le mobilier de bureau et gèrent l’équipement et les machines électroniques.

L’emballage est conçu pour le transport sûr des archives et des dossiers, ainsi que pour le stockage temporaire de documents et de matériel informatique dans des conditions optimales. Sans oublier les boîtes classiques et les boîtes en carton, adaptées aux dispositifs de sécurité de vos équipements électroniques, etc. Enfin, les chargeurs ont l’expérience et l’équipement pour déplacer des articles spécifiques tels que les coffres-forts ou les équipements industriels lourds et encombrants.

Société de transfert professionnel

Transfert d’entreprise : aspects bureaucratiques et transfert de vos anciens locaux

Le déménagement comprend également la gestion de tous les aspects bureaucratiques, juridiques et d’acquisition ainsi que les aspects vente/acquisition de vos bureaux. Souvent, ce sont les services juridiques de l’entreprise qui interviennent et s’occupent de tous ces aspects. Mais si vous n’avez pas un service spécial, il ressemble souvent à un grand bain sous vide, et il est facile de se perdre à ces étapes, surtout que leur importance est réelle. En effet, en cas de problèmes, ils peuvent tout simplement mettre en péril l’activité de votre entreprise !

Vérifier les aspects légaux et légaux

Avant de transférer une entreprise, assurez-vous que les nouveaux locaux sont déjà enregistrés, par exemple, comme bureau et non comme résidence privée. Sinon, il faudra tenir compte du changement de destination, tant du point de vue urbain que cadastral. Pour ce faire, vous devrez vérifier si les nouveaux locaux sont conformes aux règles énoncées dans le plan réglementaire de vos opérations.

L’élimination des barrières architecturales, le bon équilibre entre l’éclairage aérodynamique et les installations sanitaires, conformément à la loi, font partie de ces exigences. De cette façon, vous recevrez également la confirmation qu’aucun changement au bâtiment ne sera nécessaire pour rendre les lieux conformes à la réglementation.

Une fois l’inspection terminée, il est nécessaire d’informer des changements dans l’utilisation des locaux dans le bureau de l’organe exécutif territorial. Le changement de catégorie entraîne également des changements dans les revenus cadastraux et les impôts fonciers à payer sur les biens immobiliers. Des transporteurs professionnels peuvent également vous conseiller sur cette étape.

Avisez-nous d’un changement d’adresse pour votre entreprise.

N’oubliez pas d’inscrire la nouvelle adresse de votre entreprise au registre du commerce de votre entreprise et assurez-vous que l’adresse a été transférée et prévue : sur tous vos documents, chez vos fournisseurs, chez vos clients, etc. Établissez une signature électronique automatique pour informer vos personnes de contact du transfert et des nouvelles coordonnées et demandez à vos employés de contacter personnellement leur base de données professionnelle (si possible) pour être informés du changement.

Transfert de bureau : quel budget ?

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Déménager un bureau est une activité complètement différente sur le marché de la relocalisation, qui ne peut être comparée au déménagement de particuliers. Dans ce cas particulier, il existe des entreprises spécialisées dans le déménagement commercial qui peuvent vous fournir des compétences et une expérience dans ce domaine. Afin de contrôler votre budget, il est important d’avoir une idée claire de vos coûts prévus.

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